О порядке перехода на электронные трудовые книжки

Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», который вступил в силу с 01.01.2020, предусмотрено формирование сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде.

Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 01.01.2020. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия работника.

Работающим гражданам до 31.12.2020 включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Граждане, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую книжку на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

Для тех, кто впервые будет устраиваться на работу после 01.01.2021 сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде, трудовые книжки не оформляются.

Лица, не имевшие возможности по 31.12.2020 подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся: работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы, а также лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Работник может получить сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе: у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ или с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг. Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

В сведения о трудовой деятельности включаются: информация о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая информация, предусмотренная трудовым законодательством.

Работодатель формирует в электронном виде и представляет для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (далее - ПФР) основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника. Форму представления сведений о трудовой деятельности устанавливает ПФР по согласованию с Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Работодатель до 30.06.2020 уведомляет каждого работника в письменной форме об указанных изменениях, а также о праве работника путем подачи работодателю письменного заявления сделать выбор между продолжением работодателем ведения трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем в ПФР.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель, наряду с электронной книжкой, продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

В течении 2020 года работодателям необходимо обеспечить техническую готовность к представлению сведений в ПФР, принять, с учетом мнения профсоюзного органа, локальные нормативные акты, внести соответствующие изменения в коллективные договоры.

Формирование сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа осуществляется работодателем с использованием программно – технических средств, применяемых им для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе Пенсионным фондом Российской Федерации.